Mẫu báo cáo Excel đẹp: 7 nguyên tắc áp dụng được ngay

"Báo cáo đẹp" không phải là báo cáo nhiều màu. Nó là báo cáo mà người nhận đọc xong biết phải làm gì. Bảy nguyên tắc dưới đây rút ra từ việc dựng báo cáo cho doanh nghiệp Việt, áp dụng được ngay trên file bạn đang có mà không cần đổi công cụ.

1. Một trang, và câu trả lời nằm ở góc trên bên trái

Mắt người đọc tài liệu theo hình chữ F: quét ngang trên cùng, quét ngang lần nữa ở giữa, rồi dò dọc mép trái. Thứ quan trọng nhất phải nằm ở vùng trên bên trái.

Nếu báo cáo của bạn mở ra là một bảng số dày đặc và kết luận nằm ở dòng cuối cùng, người nhận sẽ không đọc tới đó. Đảo lại: kết luận lên đầu, số liệu chi tiết xuống dưới hoặc sang sheet phụ.

2. Hai màu là đủ

Bảng màu thực dụng cho báo cáo doanh nghiệp gồm ba thành phần:

• Một màu chính — màu thương hiệu, dùng cho số liệu kỳ hiện tại.
• Xám — cho mọi thứ mang tính tham chiếu: kỳ trước, chỉ tiêu, trung bình ngành.
• Đỏ — chỉ dùng khi có gì đó thật sự cần xử lý.

Dùng bảy màu cho bảy chi nhánh nghe có vẻ rõ ràng, nhưng thực tế là người xem phải liên tục nhìn lại chú thích. Nếu cần phân biệt nhiều nhóm, dùng nhiều sắc độ của cùng một màu.

Lưu ý thường bị bỏ qua: khoảng 8% nam giới không phân biệt được đỏ và xanh lá. Đừng để thông tin chỉ nằm ở màu — luôn kèm nhãn hoặc dấu.

3. Định dạng số theo người đọc, không theo Excel

Doanh thu 1.284.500.000 đồng đọc rất mệt. Trên báo cáo tổng hợp, để 1,28 tỷ. Chi tiết đầy đủ để dành cho bảng dữ liệu.

• Thống nhất một đơn vị trong cả báo cáo và ghi rõ ở tiêu đề: "Đơn vị: triệu đồng".
• Số phần trăm giữ một chữ số thập phân là đủ. 12,3% chứ không phải 12,34567%.
• Căn phải cho cột số, căn trái cho cột chữ. Số căn trái thì mắt không so sánh được độ lớn.
• Dùng định dạng tuỳ chỉnh của Excel để hiện đơn vị mà không phá giá trị thật: #.##0,0 "tr".

4. Mỗi con số phải có mốc so sánh

"Doanh thu tháng này 4,2 tỷ" tự nó không nói lên điều gì. Nó chỉ có nghĩa khi đặt cạnh một trong ba mốc: kỳ trước, cùng kỳ năm ngoái, hoặc chỉ tiêu.

Cách trình bày gọn nhất là số lớn ở giữa, dòng nhỏ bên dưới ghi mức chênh kèm mũi tên. Đừng dành cả một biểu đồ riêng chỉ để nói chênh lệch.

Với chỉ tiêu, thanh tiến độ dễ đọc hơn bảng: người xem thấy ngay đã đi được bao xa mà không cần tính nhẩm.

5. Bảng cũng cần được thiết kế

Nhiều báo cáo bắt buộc phải có bảng chi tiết. Bảng vẫn có thể dễ đọc:

• Bỏ đường kẻ dọc. Chỉ giữ một đường ngang mảnh dưới hàng tiêu đề.
• Không tô nền xen kẽ từng dòng — thay bằng khoảng cách dòng rộng hơn.
• Cố định hàng tiêu đề (View → Freeze Panes) để cuộn xuống vẫn biết đang xem cột nào.
• Sắp xếp theo giá trị chứ đừng theo bảng chữ cái. Người xem quan tâm cái lớn nhất, không quan tâm chữ A.
• Dùng thanh dữ liệu (Conditional Formatting → Data Bars) cho cột quan trọng nhất — mắt so sánh độ dài nhanh hơn so sánh chữ số.

6. Ghi rõ nguồn và thời điểm

Cuối mỗi báo cáo, một dòng chữ nhỏ: dữ liệu lấy từ đâu, cập nhật tới ngày nào, ai làm. Dòng này giải quyết trước phần lớn câu hỏi qua lại sau khi gửi báo cáo, và cứu bạn khi có người thắc mắc số liệu sáu tháng sau.

7. Làm một lần, dùng lại nhiều lần

Báo cáo đẹp mà tháng nào cũng phải dựng lại từ đầu thì tháng thứ ba sẽ hết đẹp. Tách phần dữ liệu ra khỏi phần trình bày, dùng Table và Pivot Table, để cập nhật chỉ còn là dán dữ liệu mới và bấm làm mới. Cách dựng cụ thể ở bài làm dashboard bằng Excel.

Danh sách kiểm trước khi gửi

• Người nhận hiểu được thông điệp chính trong mười giây đầu không?
• Có con số nào đứng một mình không có mốc so sánh không?
• Có màu nào dùng mà không mang ý nghĩa gì không?
• Đơn vị đã thống nhất và ghi rõ chưa?
• Mở trên máy người khác có vỡ định dạng không? In ra một trang có vừa không?
• Có ghi nguồn và ngày cập nhật chưa?

Nếu bạn cần một bộ báo cáo dùng chung cho nhiều phòng ban và không muốn tự dựng, xem các mẫu báo cáo có sẵn hoặc chi phí thuê người làm.