Dashboard là gì? Khác báo cáo và KPI ở chỗ nào

Dashboard là một màn hình gom các chỉ số quan trọng nhất của một công việc lại một chỗ, để người xem nắm được tình hình trong khoảng mười giây và biết chỗ nào cần hỏi tiếp. Định nghĩa ngắn vậy thôi, nhưng ba chữ "quan trọng nhất", "một chỗ" và "mười giây" mới là phần quyết định.

Dashboard khác báo cáo ở chỗ nào

Đây là chỗ nhầm nhiều nhất, và nhầm thì làm ra sản phẩm sai ngay từ đầu.

• Báo cáo trả lời câu hỏi "chuyện gì đã xảy ra, chi tiết ra sao". Nó đầy đủ, nhiều dòng, đọc kỹ. Bảng kê công nợ 3.000 dòng là báo cáo.
• Dashboard trả lời câu hỏi "tình hình đang thế nào, có gì bất thường không". Nó ít số, nhìn lướt. Bốn ô lớn: doanh thu tháng, so cùng kỳ, top 5 mặt hàng, khu vực đang tụt — đó là dashboard.

Một dashboard tốt thường dẫn tới một báo cáo: thấy khu vực miền Trung đang tụt, bấm vào để xem chi tiết từng cửa hàng. Nhồi cả 3.000 dòng lên màn hình chính thì nó không còn là dashboard nữa, chỉ là cái bảng có màu.

Dashboard khác KPI ở chỗ nào

KPI là chỉ số — một con số có mục tiêu kèm theo, ví dụ "tỉ lệ giao hàng đúng hẹn 95%". Dashboard là cái màn hình chứa các KPI đó cùng bối cảnh của chúng.

Một con số đứng một mình gần như vô nghĩa. "Doanh thu tháng này 2,4 tỉ" không nói lên điều gì cho tới khi có thêm: tháng trước bao nhiêu, mục tiêu bao nhiêu, cùng kỳ năm ngoái bao nhiêu. Nhiệm vụ của dashboard là đặt con số cạnh mốc so sánh của nó.

Dashboard trong Excel là gì

Không phải một tính năng riêng. Đó là cách sắp xếp lại những thứ Excel vốn đã có — Table, Pivot Table, biểu đồ, slicer — vào một sheet riêng chỉ để xem. Excel làm được dashboard hoàn chỉnh, và với dữ liệu vài nghìn dòng thì đó thường là lựa chọn hợp lý nhất. Các bước cụ thể có ở cách làm dashboard bằng Excel.

Bốn thành phần của một dashboard dùng được

1. Nhóm chỉ số chính — bốn tới sáu con số lớn nhất, đặt trên cùng, kèm mức so sánh với kỳ trước.
2. Diễn biến theo thời gian — một biểu đồ đường cho biết đang đi lên hay đi xuống. Không có phần này thì người xem không biết con số kia là tốt hay xấu.
3. Phân rã — theo sản phẩm, khu vực, kênh bán, nhân viên. Trả lời câu "tăng giảm đến từ đâu".
4. Bộ lọc — thời gian, chi nhánh, nhóm hàng. Đây là thứ biến một tấm ảnh tĩnh thành công cụ.

Ba dấu hiệu của dashboard làm hỏng

• Quá nhiều thứ. Hơn mười biểu đồ trên một màn hình thì mắt không biết nhìn đâu trước. Chỉ số nào không dẫn tới một quyết định thì bỏ xuống trang phụ.
• Không có mốc so sánh. Số trần không nói lên điều gì.
• Số cũ. Dashboard phải cập nhật mà không cần ai ngồi làm tay, nếu không thì hai tháng sau không ai mở nữa. Đây thường là lý do thật khiến người ta chuyển từ Excel sang công cụ khác, chứ không phải vì biểu đồ đẹp hơn.

Nên làm bằng gì

Chọn theo dữ liệu và số người dùng, không chọn theo độ "xịn" của công cụ:

• Excel — dữ liệu vài nghìn tới vài chục nghìn dòng, một hai người dùng, cập nhật thủ công chấp nhận được.
• Google Sheet — cần nhiều người xem cùng lúc và dữ liệu nhỏ. Xem cách làm dashboard trong Google Sheet.
• Power BI — dữ liệu lớn hoặc nhiều nguồn, cần tự làm mới theo lịch, cần phân quyền để mỗi người chỉ xem phần của mình.

Ngưỡng chuyển đổi cụ thể có ở bài khi nào nên chuyển từ Excel sang Power BI. Muốn xem dashboard thật trông ra sao trước khi quyết thì có bộ mẫu báo cáo xem trực tiếp trên web, không phải tải file.